A Veresegyházi Egymi iratkezelési szabályzata

   Veresegyházi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény

   2112 Veresegyház, Újiskola u. 15. * OM-szám: 200 121 *

   Iroda: 30/782-8401, Ig.: 30/782-8319, Igh.: 30/782-8335, 30/782-8387

veresegyhazegymi@gmail.comI

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

         I.     Az iratkezelés rendjének jogszabályi háttere

  • 2011. évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről,
  • a nevelési-oktatási intézmény a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezései,
  • a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Kormányrendelet előírásai,
  • a 2011. évi CXII. Törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (az új adatvédelmi törvény),
  • 229/2012. (VIII.28.) Kormányrendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról, illetve a 
  • 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról

A nevelési-oktatási intézménybe érkezett vagy az intézményen belül keletkezett iratok kezelésének rendjét az iratkezelési szabályzatban, ha a nevelési-oktatási intézmény ennek készítésére nem kötelezett, adatkezelési szabályzatban kell meghatározni.

II.     Az iratkezelés szervezeti rendje

(335/2005. (XII.29.) Kormányrendelet)

Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért az intézmény vezetője felelős.

16. § (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően az iratkezelést

  1. központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként,
  2. osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységnél, vagy
  3. vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával szervezheti meg.
  4. § (2) A szerv az elintézett ügyek iratait irattárban helyezi el.
  5. § (1) Az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát.

17. § (2) Az iktatott elektronikus iratnak az irat megnyitása nélkül is azonosíthatónak kell lennie.

Az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy az intézménybe érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat:

  • azonosítható, útja és fellelési helye követhető, ellenőrizhető, visszakereshető legyen;
  • tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető;
  • kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen;
  • szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek;
  • a beérkező iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen;
  • a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen;
  • az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, az intézmény rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.

Az iratkezelés fentiek szerinti működéséért az iskolatitkár felelős.

Az intézményvezető, illetve a fenntartó gondoskodik:

  • az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszűntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;
  • az iratkezelést végző, azért felelős személy szakmai képzéséről és továbbképzéséről;
  • az iratkezelési segédeszközök és a Poszeidon rendszer (iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai adathordozók, stb.) biztosításáról; (Jelenleg használunk még iktatókönyvet, de 2020. január 1-jétől kizárólagosan elektronikus iktatásra térünk át.)
  • az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról.
  • Az intézmény ügyvitelének rendje
    • Az ügyvitellel kapcsolatos fogalmak

Ügykör: azon ügyek összessége, csoportja, mely az intézmény életéhez, tevékenységéhez, illetve az intézmény tevékenységében közreműködő személyekhez kapcsolódik. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény vezetője által kijelölt illetékes intézményi dolgozónak kell gondoskodni.

Az intézmény főbb ügykörei:

  • vezetési ügykör
    • igazgatási ügykör
    • nevelési, oktatási ügykör
    • gazdasági (pénzügyi) ügykör – személyi, dolgozói ügykör – tanulói ügykör.

Az ügyvitel az intézmény hivatalos ügyeinek intézésében kifejtett tevékenység.

  1. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása, felügyelete

Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezését, intézését, az ügyeket kísérő iratkezelést, valamint ezek ellenőrzését az intézmény vezetője, valamint az általa kijelölt intézményvezető-helyettes, illetve intézményegység-vezető ( utazó szolgálat ) felügyeli, irányítja az alábbiak szerint:

 a.) Intézményvezető

  • előkészíti és kiadja az intézmény ügyviteli és iratkezelési szabályzatát; – jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására;
  • jogosult kiadványozni;
  • kijelöli az iratok ügyintézőjét;
  • meghatározza az iratok selejtezésének időpontját.

b.) Intézményvezető-helyettes

  • ellenőrzi, hogy az intézményben az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési   szabályzat előírásai szerint történjenek;
  • figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat és annak változásaira az iratkezelési szabályzat módosítására végett felhívja az intézményvezető figyelmét;
  • az intézményvezető távollétében jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására;
  • az intézményvezető távollétében jogosult a kiadványozásra;
  • az intézményvezető távollétében kijelöli az iratok ügyintézőjét; – irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár (titkárság) munkáját; – előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését.

c.) Intézményegység-vezető ( utazó szolgálat )

  • ellenőrzi, hogy az intézményben az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési   szabályzat előírásai szerint történjenek;
  • figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat és annak változásaira az iratkezelési szabályzat módosítására végett felhívja az intézményvezető figyelmét;
  • az intézményvezető távollétében jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására;
  • az intézményvezető távollétében jogosult a kiadványozásra;
  • az intézményvezető távollétében kijelöli az iratok ügyintézőjét; – irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár (titkárság) munkáját; – előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését.

1.3. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés személyi feltételei

Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése, intézése, az ügyeket kísérő iratkezelés, az alábbi személyek feladata:

Iskolatitkár, utazó szolgálatot segítő adminisztrátor:

Munkáját az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési szabályzat előírásai alapján végzi; a tudomására jutott hivatali titkot megőrzi.

Feladatai:

  • a küldemények átvétele;
  • a küldemények felbontása;
  • az iktatás;
  • esetleges előíratok csatolása;
  • kiadványok tisztázása, sokszorosítása;
  • a kiadványok továbbítása, postai feladása, kézbesítése, illetve átadása a kézbesítőnek;
  • a határidős iratok kezelése és nyilvántartása;
  • az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése;
  • az irattár kezelése, rendezése; – az irattári jegyzékek készítése;

– közreműködés az irattári anyag selejtezésénél.

1.4. Az iratokkal, ügyekkel kapcsolatos feladatok

a.) Az intézményvezető a küldeménnyel kapcsolatos ügyek elintézésére az intézmény dolgozói közül ügyintézőt jelöl ki. 

b.) Az ügyintéző kijelölésével egy időben az intézményvezető: meghatározza az elintézés határidejét; esetlegesen utasításokat ad az elintézés módjára (pl.: lássa; megbeszélni, stb.)

c.) Az intézményvezető által szignált iratokat az iskolatitkár köteles haladéktalanul iktatni és eljuttatni azokat a kijelölt ügyintézőhöz.

d.) Az ügyintéző az ügyeket haladéktalanul, érkezési sorrendben, illetve határidejük figyelembe vételével köteles elintézni.

e.) Az ügyintézés határideje: a tanulókkal kapcsolatos ügyekben legkésőbb az iktatás napjától számított tizenöt nap; az intézmény működésével kapcsolatos ügyekben az intézményvezető dönt a határidőről. Amennyiben az intézményvezető másképp nem rendelkezik, az elintézés határideje legkésőbb az iktatás napjától számított harminc nap.

f.) Az ügy elintézése történhet személyesen vagy telefon útján is, ez esetben a beszélgetés, elintézés időpontját, a beszélgető partner nevét, beosztását az ügyintézés eredményét az iratra rá kell írni, és azt az ügyintézőnek alá kell írnia.

g.) Az ügy elintézése után (legkésőbb az elintézés határidejének napjáig) az iratot – az esetleges kiadványozásra szánt kézirattal együtt – az ügyintéző köteles visszajuttatni az iskolatitkárnak. Iktatott irat esetében az irat visszavételét az iktatókönyvbe (programba) be kell jegyezni.

h.) Az iskolatitkár köteles az ügyintézésre kiadott iratokat és az elintézések határidejét számon tartani, és amennyiben az ügyintézés a határidőig nem történik meg, azt az intézményvezetőnek jelentenie kell.

i.) Amennyiben az ügy elintézése után az ügyirattal kapcsolatban további intézkedés várható, az ügyintézőnek újabb határidőt kell kitűzni, és ezt fel kell tüntetni az iraton.

1.5. Felvilágosítás hivatalos ügyben

a.) Az intézmény ügyeivel kapcsolatos bármilyen érdemi felvilágosítást csak az intézmény vezetője, vagy az általa kijelölt dolgozó adhat.

b.) Hivatalos szervek részére információkat, adatokat csak írásos megkeresés alapján lehet kiadni, rendelkezésre bocsátani.

c.) A személyesen benyújtott iratok átvételét – kérelemre – igazolni kell, az igazolásul felhasznált másolat lebélyegzésével, aláírásával. Az irat és annak másolatának egyezőségéről az igazolás előtt gondosan meg kell győződni.

d.) Ha az ügyet telefonon, vagy személyes tájékoztatással lehet intézni, akkor annak lényegét, az elintézés határidejét az ügyiratra rá kell vezetni.

e.) Az intézményi ügyek intézésekor, illetve azokról való felvilágosítás során ügyelni kell arra, hogy a személyiségi jogok, valamint az adatvédelmi törvény rendelkezései ne sérüljenek.

1.6 Az intézményi bélyegzők

a.) Az intézmény hivatalos bélyegzőinek készítésére, használatára az intézményvezető adhat engedélyt.

b.) A tönkrement, elavult bélyegzőt az intézményvezető ellenőrzése mellett, meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni.

c.) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén jegyzőkönyvet kell készíteni, és az elvesztést az intézményvezetőnek közleményben közzé kell tennie.

d.) Az intézmény bélyegzőiről nyilvántartást kell vezetni. A bélyegzők nyilvántartásának a következőket kell tartalmaznia:

  • a bélyegző lenyomatát;
  • a bélyegző használatára jogosult személy nevét, beosztását;
  • a bélyegző őrzéséért felelős személy nevét;
  • a bélyegző átvételének keltét és az átvételt igazoló aláírást;
  • „Megjegyzés” rovatot a változások (visszaadás, elvesztés, megsemmisítés) feltüntetésére.

e.) A bélyegzők nyilvántartásáért az iskolatitkár a felelős.

  • Az iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak
    • Az iratkezelés
      • az intézménybe érkező beadványok és egyéb küldemények, vagy az itt keletkező iratok átvétele, illetékesség szerinti elosztása, iktatása, nyilvántartása;
      • a kiadványok és egyéb iratok tisztázása, (leírása, sokszorosítása), továbbítása, postára adása, kézbesítése;
      • az irattárazás, irattári kezelés, megőrzés; –         a selejtezés és a levéltárnak való átadás.
  • Irat

Minden írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, amely az intézmény működésével kapcsolatban bármilyen anyagban, alakban és bármely eszköz felhasználására keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratokat.

2.3.Irattári anyag

Az intézmény és jogelődei működése során keletkezett, az intézmény irattárába tartozó iratok és az azokhoz kapcsolódó mellékletek.

  • Irattári terv

Rendszerbe foglalja az intézmény által ellátott ügyközöket, és az azokhoz kapcsolódó iratokat. Az irattári terv az iratok rendszerezésének alapja.

  • Az iratkezelési szabályzat

Az iratok biztonságos átvételét, feldolgozását, kiadványozását, rendszerezését, nyilvántartását, irattárazását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza.

  • A küldemények átvétele és felbontása
    • Az intézménybe érkező küldemények postai átvételére az alábbi dolgozók jogosultak:

– intézményvezető;

– intézményvezető-helyettes;

– intézményegység-vezető

– iskolatitkár;

  • Az intézménynek személyesen benyújtott iratok átvételére az intézmény vezetője, intézményvezető-helyettese és az iskolatitkára jogosult. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell.
    • Amennyiben a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az nem az intézményt illeti, felbontás nélkül kell a címzetthez eljuttatni, vagy a postára visszaküldeni.
    • Ha az irat burkolata sérülten vagy felbontottan érkezett, a küldeményt átvevőnek rá kell írnia a „Sérülten érkezett”, illetőleg „Felbontva érkezett” megjegyzést, a dátumot, és alá kell írnia.
    • Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, a diákönkormányzat, a szülői munkaközösség, és a közalkalmazotti tanács részére érkezett leveleket.
    • A névre szóló iratot, amennyiben az nem magánjellegű és hivatalos elintézést igényel, a címzetteknek haladéktalanul vissza kell juttatnia az iskolatitkárnak.
    • A névre szóló küldeményt a címzett távolléte esetén az intézményvezető vagy az iskolatitkár felbonthatja, ha a küldemény külseje alapján megállapítható, hogy hivatalos iratot tartalmaz.
    • A küldeményt felbontó dolgozónak egyeztetnie kell a borítékon és a benne lévő iratokon lévő iktatószámokat, továbbá az iraton feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Az eltéréseket az iratra rá kell vezetni, és erről a küldemény feladóját haladéktalanul értesíteni kell.
    • Amennyiben a küldeményhez pénz, illetékbélyeg, válaszbélyeg van mellékelve, ezt az iratra fel kell jegyezni.
    • A küldemény téves felbontása esetén a borítékot ismét le kell ragasztani. A küldeményt felbontó dolgozónak a borítékra rá kell vezetnie a téves felbontás tényét, s azt dátummal és aláírással kell ellátnia. A tévesen felbontott küldeményt haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez.
    • Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg; továbbá ha a küldemény névtelen levél; illetve ha a feladás időpontjához jogkövetkezmény fűződik (fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat, felül bírálati kérelem, törvényességi kérelem stb.) a borítékot az irathoz kell csatolni, és ezt az iraton a mellékletek feltüntetése mellett jelezni kell.
    • A felbontott küldeményeket az iskolatitkár köteles haladéktalanul az intézményvezetőhöz, annak távollétében az intézményvezető-helyetteshez továbbítani.
  • Az iktatás
    • Az intézmény iktatási rendszere évente újrakezdődő sorszámos rendszer, melyet az intézményvezetője által hitelesített iktatókönyvbe kell rögzíteni.
    • Az iktatás az iratok beérkezésének, illetve keletkezésének sorrendjében történik a beérkezés napján.
    • A küldeményeket felbontó vezető, illetve a névre szóló hivatalos küldemény címzettje köteles a hivatalos ügyiratot az iskolatitkárnak, az utazó szolgálatot érintőket a segítő adminisztrátornak iktatás céljából bemutatni.
    • Iktatni kell: az intézménybe érkezett és azon belül keletkezett iratokat.
    • Nem         kell      iktatni:            meghívókat,    közlönyöket,      sajtótermékeket,        reklámcélú kiadványokat, valamint az olyan iratokat, amelyekről a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást kell vezetni (pl.: könyvelési bizonylatok).
    • Az iktatókönyv több éven keresztül használható. Az iktatás sorszáma azonban naptári évenként újra kezdődik. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet a felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás sorszámának feltüntetésével, a körbélyegző lenyomatával és az intézményvezető aláírásával le kell zárni.
    • Az iktatókönyvben oldalt, iktatószámot üresen hagyni nem szabad.
    • Téves iktatás (vagy üresen hagyott iktatószám) esetén a téves bejegyzést érvényteleníteni kell. Érvénytelenített iktatószámot újból kiadni nem szabad.
    • Az iktatókönyvben a téves bejegyzéseket át kell húzni, hogy az eredeti szöveg is olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes adatot.
    • Az iktatókönyvben egy-egy sorszámra csak egy ügyet szabad iktatni.
    • Ha az ügyben az intézmény iktatott már iratot, azt az iktatónak csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz, és ezeket együtt az alapszámon (az első iktatási számon) kell kezelni.
    • Ha egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új évben mindig új sorszámon kell kezelni az iratok nyilvántartását, az előző években iktatott anyagot pedig csatolni kell az új iktatószámhoz.
    • Az intézményvezető engedélye alapján, gyűjtőszámon lehet iktatni az azonos tárgykörű, az év folyamán többször előforduló ügyeket.
  • Kiadványozás
    • A kiadvány az intézményi ügyintézés során belső vagy küldő ügyfél, szervezet, intézmény stb. számára készült hivatalos irat.
    • Az ügyintézőnek az ügyintézés során el kell készítenie a kiadvány tervezetét. A kiadvány tervezetének tartalmi szempontból meg kell egyeznie az elkészítendő kiadvánnyal.
    • Az elkészült tervezetet az ügyintézőnek be kell mutatnia valamelyik kiadványozási joggal rendelkező vezető dolgozónak. Hivatalos irat az intézményben csak kiadványozási joggal rendelkező vezető dolgozó engedélyével készülhet.
    • Intézményünkben kiadványozási (és egyben aláírási) joggal az alábbi vezető beosztású dolgozók rendelkeznek:

– intézményvezető: minden irat esetében;

  • intézményvezető-helyettes: a tanulókkal és az intézmény működésével kapcsolatos iratok esetében
  • intézményegység-vezető

5.5. Az ügyintéző által benyújtott tervezetet a kiadványozási joggal rendelkező dolgozó, a kiadványozás engedélyezése esetén „K” jelzéssel, dátummal és aláírással látja el, valamint rendelkezik a tisztázás módjáról (gépelés, sokszorosítás stb.) 5.6. A kiadványozásra engedélyezett tervezetet az iskolatitkár tisztázza.

5.7. A tisztázással kapcsolatos előírások:

  • a tisztázatnak szó szerint meg kell egyeznie a tervezet szövegével;
  • a tisztázatnak tartalmilag és formailag meg kell felelnie az iratkezelési szabályzat 6.

pontjában megfogalmazott követelményeknek;

  • leírás után a tisztázatot összeolvasás útján egyeztetni kell a tervezettel.
    • Tisztázás után a kiadványozó eredeti aláírásával kell ellátnia az iratokat.
    • A kiadványozó külön engedélye alapján a kiadványozó aláírása nélkül is készülhet irat. Ilyen esetben az iraton a kiadványozó neve után „s.k.” jelzést kell tenni, és el kell látni az intézmény körbélyegzőjének lenyomatával.
    • Az iratok eredeti példányát az aláírás mellett el kell látni az intézmény körbélyegzőjének lenyomatával is.

I./ Az intézmény hivatalos iratainak (kiadványainak) tartalmi és formai követelménye:

a.) A kiadvány felső részén:

az intézmény megnevezése, logója, címe telefonszáma; b.) a kiadvány jobb felső részén, a fejléc alatt: az iktatószám; az ügyintéző neve.

c.) A kiadvány jobb felső részén, a fejléc alatt: az ügy tárgya; a hivatkozási szám vagy jelzés; a mellékletek darabszáma.

d.) A kiadvány címzettje

e.) A kiadvány szövegrésze (határozat esetében a rendelkező rész és az indoklás is)

f.) Keltezés

g.) Aláírás

h.) Az aláíró neve, hivatali beosztása

i.) Eredeti ügyiraton az intézmény körbélyegzőjének lenyomata

II./ A nevelési-oktatási intézmény által hozott határozatot meg kell indokolni. A határozatnak a rendelkező részben és az (I.) bekezdésben foglaltakon kívül tartalmaznia kell:

a) a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését,

b) amennyiben a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást,

c) a mérlegelésnél figyelembe vett szempontokat és

d) az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést.

III./ Jegyzőkönyvet kell készíteni, ha jogszabály előírja, továbbá ha a köznevelési intézmény nevelőtestülete, szakmai munkaközössége a nevelési-oktatási intézmény működésére, a gyermekekre, a tanulókra vagy a nevelő-oktató munkára vonatkozó kérdésben határoz (dönt, véleményez, javaslatot tesz), továbbá akkor, ha a jegyzőkönyv készítését rendkívüli esemény indokolja és elkészítését a nevelési-oktatási intézmény vezetője elrendelte. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell elkészítésének helyét, idejét, a jelenlévők felsorolását, az ügy megjelölését, az ügyre vonatkozó lényeges megállapításokat, így különösen az elhangzott nyilatkozatokat, a meghozott döntéseket, továbbá a jegyzőkönyv készítőjének az aláírását. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv készítője, továbbá az eljárás során végig jelen lévő alkalmazott írja alá.

 5.12. A kiadványok továbbítása

  • a kiadványokhoz a borítékokat az iskolatitkár készíti el.
  • a kiadványok elküldésének módjára, ha az nem közönséges levélként történik az ügyintézőnek utasítást kell adnia.
  • a küldemények haladéktalan továbbításáért az iskolatitkár a felelős.
  • a küldemény továbbítása történhet postai úton vagy kézbesítővel.
  • a továbbítás minden esetben az intézményvezető által hitelesített kézbesítő könyv felhasználásával történi.
  • Az irattárazás rendje
    • Az elintézett iratokat az iskolatitkárnak el kell helyeznie az irattárban.
    • Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg.
    • Az irattárba csak olyan iratot szabad elhelyezni, amelynek kiadványai továbbításra kerültek a címzetthez, és határidős kezelést már nem igényelnek. Ettől eltérni csak az intézményvezető engedélyével lehet.
    • Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell tüntetni.
    • Az intézmény három évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni. A kézi irattárban az iratokat évek, ezeken belül pedig az iktatószámos sorrendjében kell őrizni. A kézi irattár helye az intézmény iskolatitkári helyisége.
    • Három év elteltével az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve az alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. 
    • Az irattárban elhelyezett iratokat hivatalos használatra az ügyintézőnek legfeljebb 30 napra, elismervény ellenében lehet átadni. Az elismervényt az irat visszaadását követően is meg kell őrizni.
    • Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását csak az intézmény kiadványozási joggal felruházott vezető beosztású dolgozója engedélyezheti.
  • Az iratok selejtezése, levéltári átadása
    • Az irattár anyagát ötévenként egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat az irattári tételeket, amelyeknek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt.
    • Az iratselejtezés alkalmával 3 példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell az alábbiakat: – hol és mikor készült a jegyzőkönyv;
  • mely évfolyam anyagát érinti a selejtezés;
  • mely tételek kerültek selejtezésre, illetőleg a tételekből mely iratok lettek visszatartva; – milyen mennyiségű (kg.) irat került selejtezésre; – kik végezték és kik ellenőrizték a selejtezést.
  • Záró rendelkezések

8.1. A szabályzat időbeli és személyi hatálya

A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi dolgozójára. Jelen szabályzat és annak melléklete 2019. év szeptember hó 01. napján lép hatályba, és ezzel egyidejűleg hatályát veszti az intézmény iratkezelésére vonatkozó minden más belső utasítás.

8.2. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása

A szabályzat tartalmát az intézmény vezetői kötelesek ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára a tanári szobában, és a titkárságon.

Az intézményvezetőnek, vagy az általa kijelölt felelős munkatársnak gondoskodni kell jelen szabályzat olyan módosításáról, amely az új törvények és rendeletek hatálybalépése miatt szükséges.

Veresegyház, 2019. szeptember 01.

                                                                                                                        Csáthy Tamás

                                                                                                                    intézményvezető